הצעת מחיר: יוצרים, מורידים PDF ושולחים

מה צריך להופיע בהצעת מחיר

אין טופס חובה להצעת מחיר, אבל הצעה טובה עונה מראש על כל שאלה של הלקוח. אלה הפרטים שכדאי לכלול:

• שם העסק, מספר עוסק או ת.ז., טלפון ומייל.
• שם הלקוח ופרטי קשר.
• מספר הצעה ותאריך, כדי שיהיה קל להתייחס אליה אחר כך.
• פירוט העבודה או המוצרים: תיאור, כמות, מחיר ליחידה והנחה.
• סכום לפני מע״מ, המע״מ והסכום הכולל (לעוסק מורשה). לעוסק פטור: סכום אחד, בלי מע״מ.
• תוקף ההצעה, תנאי תשלום ולוח זמנים.
• מה לא כלול בהצעה (חומרים, נסיעות, סבבי תיקונים נוספים).
• שורה לחתימת הלקוח. כשהלקוח חותם, ההצעה הופכת להסכמה ברורה על המחיר.

עוסק פטור ועוסק מורשה: מה ההבדל בהצעה

עוסק מורשה מוסיף מע״מ בשיעור 18% (מ-1 בינואר 2025). אפשר להקליד מחירים לפני מע״מ או כולל מע״מ, והכלי מפריד את המע״מ ומעגל לאגורה. עוסק פטור לא גובה מע״מ, והמסמך מציין "עוסק פטור: לא נגבה מע״מ".

מקור: לשכת המסחר ת״א: שיעור המע״מ עולה ל-18% מ-1 בינואר 2025; ויקיפדיה: עוסק פטור

מהצעת מחיר לדרישת תשלום בלחיצה

הלקוח אישר? בעמוד "המסמכים שלי" לוחצים "הפיכה לדרישת תשלום". כל הפריטים והלקוח עוברים, המסמך החדש מקבל מספר משלו, ומופיע בו "בהמשך להצעת מחיר מס׳…". אחרי שהלקוח משלם, מוציאים קבלה או חשבונית מס קבלה בתוכנה רשומה.

חתימה דיגיטלית של הלקוח

רוצים שהלקוח יחתום על ההצעה בלי להדפיס? מורידים את ה־PDF ושולחים לו את פשוט לחתום, שם הוא מוסיף חתימה בדפדפן ושולח חזרה.

מה מותר להפיק כאן, ומה לא

הצעת מחיר, דרישת תשלום, חשבון עסקה ואישור הזמנה הם מסמכים מסחריים, לא מסמכים חשבונאיים. מותר להפיק אותם בכל כלי, גם בוורד. חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה ותעודת זיכוי מפיקים רק בתוכנה רשומה או בפנקס כרוך.

מקור: הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל״ג–1973 (נוסח משולב, PwC); iCount: ההבדל בין חשבון עסקה, חשבונית מס וקבלה